Plantilla: plan de comunicación para proyectos H2020

La comunicación en la convocatoria H2020 es fundamental, se evalúa y debe estar integrada en el proyecto. Es cierto que no está definida la obligación “must” de elaborar un plan de comunicación. Pero también es cierto que por las recomendaciones de los evaluadores, por los proyectos aprobados hasta la fecha y por las exigencias de las convocatorias,… todos están incorporándolo. Es casi imposible ver alguna iniciativa financiada por esta convocatoria que no tenga su propio plan de comunicación.

Si nos vamos a las páginas web de proyectos aprobados, al apartado donde listan los paquetes de trabajo, lo que están llevando a cabo los consorcios -de forma general- es incluirlo dentro del paquete de trabajo de difusión o como un paquete de trabajo individual -los que menos-. Esto último sucede, sobre todo, en proyectos de gran envergadura donde el producto o servicio está muy próximo al mercado (acciones IA).

Un plan de comunicación debe ser un documento vivo que sea capaz de integrar toda la estrategia que el proyecto va a desarrollar para promocionar y difundir las actividades y los resultados que se lleven a cabo a lo largo de su ejecución.

Este documento debe estar en plena armonía con el proyecto, ofrecer claras líneas de acción y cubrir todas las áreas de trabajo relativas a los diferentes públicos objetivos.

Una plantilla base para empezar a trabajar la comunicación H2020

En esta ocasión os quiero compartir un recurso para que podáis desarrollar, con una plantilla base, el deliverable “plan de comunicación”. El objetivo es facilitaros la labor de gestión y poder trabajar conjuntamente entre los socios del proyecto. Hay que tener en cuenta que debe ser un documento estructurado y no sólo un listado de actividades inconexas que no contengan una estrategia en sí.

RECOMENDACIÓN: En el paquete  de trabajo donde esté integrada la comunicación, todos los socios deben participar en mayor o menor medida. Por supuesto, tendrá una mayor participación el líder del paquete de trabajo y el coordinador del proyecto.

En primer lugar, hemos tenido que definir en nuestra propuesta de proyecto, la elaboración de un plan de comunicación.

Como ya sabéis, en la convocatoria H2020 (acciones: RIA, CSA, IA) se exige en el apartado IMPACTO, en concreto en la sección 2.2 –medidas para maximizar el impacto– la redacción de “actividades de comunicación”.

Estas actividades de comunicación serían: propuestas para promocionar el proyecto y sus resultados a una audiencia general (medios de comunicación, público y propia comunidad del proyecto). También debería incluir, cuando fuera relevante, medidas para involucrar al público.  Es en este apartado donde se deberá incluir la elaboración de un plan de comunicación.

¿Qué debe incluir la propuesta H2020 en el apartado de Comunicación?

La propuesta en Comunicación debe mostrar:

• cómo vas a promocionar tu proyecto y sus resultados.
• objetivos concretos de comunicación relacionados con los de la propia propuesta.
• con un target definido y detallado.
• a través de unos canales –on line y off line- identificados.
• concretando los mensajes para cada público.
• detallando acciones medibles tanto tradicionales como novedosas.
• y siempre teniendo en cuenta una evaluación periódica que implique la necesidad de modificar, si así fuera necesario, el plan de comunicación y sus actividades.

Además deberá estar relacionada con los otros ámbitos del IMPACTO, la difusión y la explotación de los resultados, por lo que se deberá mostrar los vínculos que tiene con ambas.

En realidad, todo ese esfuerzo que habéis realizado para la propuesta no es más que la base del plan de comunicación. Y si finalmente la Comisión Europea os aprueba el proyecto, tendréis más fácil el camino cuando queráis empezar a abordar el deliverable “communication plan”.

¿Cómo debe ser un plan de comunicación en un proyecto H2020?

Las respuestas a las que debe contestar un buen Plan de Comunicación en un proyecto H2020

El Plan de Comunicación debe dar respuestas a las siguientes cuestiones:

1.- ¿Qué contar?

2.- ¿A quién contarlo?

3.- ¿Cómo contarlo?

4.- ¿A través de qué canales lo vais a contar?

5.- ¿Cuándo lo vais a contar?

Debe ser un elemento esencial dentro del proyecto. Debe tener claro en primer lugar los objetivos, la audiencia -cada público tiene necesidades específicas, por tanto, será necesario crear estrategias adecuadas a cada uno de los públicos identificados previamente- y los mensajes. Después se definirán los canales (web, redes sociales, rueda de prensa,…) así como las propias acciones (evento, nota de prensa, workshop,…).

La plantilla del plan de comunicación H2020

A continuación, os adjunto una plantilla de plan de comunicación. Por supuesto, la podréis adaptar a vuestras necesidades y a los requerimientos de vuestro proyecto. Siempre debéis tener en cuenta que el plan de comunicación será un documento vivo que tendrá que ser revisado durante la ejecución del proyecto. Por lo que no será nunca definitivo. Dentro del documento debéis incluir los índices de evaluación o KPIs para conocer si se están llevando a cabo correctamente todas las actividades de comunicación y estáis alcanzando los hitos (targets, canales de comunicación,…) propuestos inicialmente. En todo caso, será necesaria una revisión y la actualización constante.

COMMUNICATION PLAN TEMPLATE H2020

He incluido la identidad visual -imagen corporativa, -del proyecto dentro del plan de comunicación. Se puede hacer por separado siendo un deliverable diferente. Por cierto, la plantilla está en inglés :). 

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