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3 consejos básicos a la hora de comunicar un proyecto de I+D+i

consejos de comunicación investigación, innovación, ciencia

La comunicación de un proyecto de I+D+I es tan relevante y tan esencial que ya muy pocos actores involucrados en la investigación y en el desarrollo tecnológico dudan de la necesidad de establecer una estrategia de comunicación.

A la hora de plantear una buena comunicación de un proyecto son tres los consejos básicos que hay que seguir.

1º CONSEJO: LOS OBJETIVOS DE COMUNICACIÓN EN UN PROYECTO DE I+D+I

Si quieres comunicar eficazmente un proyecto de investigación, ciencia e innovación debes tener en cuenta, en primer lugar, los objetivos. Éstos siempre irán en relación a la promoción y a la difusión,… en dar a conocer lo que estáis haciendo y los resultados que estáis obteniendo.

Por lo tanto, el primer consejo es definir claramente los objetivos de comunicación. Desde ahí se vertebra toda la estrategia. La primera pregunta entonces que os deberéis plantear es ¿por qué queréis comunicar? En la mayoría de las ocasiones, hay una obligación inherente. El proyecto está sujeto a una financiación pública y el organismo competente os obliga a comunicar (inclusión de los logotipos de la entidad financiera, la creación de una web, la gestión en redes sociales, etc). Y otra, que debería ser la más lógica, está relacionada con vuestro interés por informar de los progresos en la investigación o en el desarrollo tecnológico.

Siendo una u otra o ambas la finalidad, debéis responder a la pregunta del millón. ¿Por qué?  Se comunica una investigación para informar, para consolidar el prestigio de una institución, para atraer posibles inversores, para dar a conocer a la comunidad científica ciertos avances,… Por una o por todas estas razones, se debe comunicar y por consiguiente, se deben tener claro los objetivos.

2º CONSEJO: PÚBLICO OBJETIVO EN UN PROYECTO DE I+D+I

El segundo consejo es analizar cuáles son vuestros públicos objetivo. El listado de stakeholders debe ser completo partiendo desde ese público interno que podrían ser los investigadores, personal adscrito al proyecto, socios y colaboradores hasta el público general pasando por toda la cadena de valor del área de investigación o innovación (pymes, grandes empresas, ong, ámbito académico, etc). Es imprescindible hacer este listado de forma pormenorizada y concreta.

En este apartado es necesario resaltar la importancia de elaborar un plan de acción para cada stakeholder. Cada uno de los públicos objetivo debe tener una estrategia acorde a los fines que se quieren alcanzar. Si se ha definido al público general como uno de esos públicos objetivo, por ejemplo, se deberá desarrollar una planificación de cómo se va a llegar a ellos (a través de los medios de comunicación, página web, publicidad,…) y qué objetivo, de entre los señalados anteriormente, queréis alcanzar. En el caso concreto del público general podría ser: informar del desarrollo del proyecto y de los hitos alcanzados durante su ejecución.

3º CONSEJO: MEDIR LOS RESULTADOS DE COMUNICACIÓN DE UN PROYECTO DE I+D+I

El tercer consejo está vinculado a conocer si lo que estamos haciendo en comunicación está bien o no. La pregunta en este caso sería: ¿toda la estrategia que estamos realizando está obteniendo los resultados esperados?

Si nos hemos propuesto llegar a la ciudadanía y darles a conocer nuestra investigación, tendríamos que medir si hemos salido en medios de comunicación, si nos han entrevistado y si nos han publicado la nota de prensa que elaboramos sobre los resultados obtenidos. En el caso de que no hayamos logrado los fines previstos habrá que replantearse la estrategia y ver en qué estamos fallando.

Estos son los tres consejos básicos que hay que tener en cuenta a la hora de desarrollar una estrategia de comunicación. Sobre estas recomendaciones se articula un plan de comunicación que responderá a las necesidades que puede tener un proyecto de I+D+I para que sea conocido, reconocido y transferible.

¿Necesitáis ayuda para comunicar vuestro proyecto de I+D+I? ¿Os exigen llevar a cabo una serie de acciones de comunicación y diseminación y no sabéis cómo desarrollarlas? 

Si tomáis ventaja gracias a un asesoramiento profesional en comunicación alcanzaréis mayores logros en vuestra investigación o innovación.     

 

 

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Plantilla: plan de comunicación para proyectos H2020

Plan de comunicación H2020

La comunicación en la convocatoria H2020 es fundamental, se evalúa y debe estar integrada en el proyecto. Es cierto que no está definida la obligación “must” de elaborar un plan de comunicación. Pero también es cierto que por las recomendaciones de los evaluadores, por los proyectos aprobados hasta la fecha y por las exigencias de las convocatorias,… todos están incorporándolo. Es casi imposible ver alguna iniciativa financiada por esta convocatoria que no tenga su propio plan de comunicación.

Si nos vamos a las páginas web de proyectos aprobados, al apartado donde listan los paquetes de trabajo, lo que están llevando a cabo los consorcios -de forma general- es incluirlo dentro del paquete de trabajo de difusión o como un paquete de trabajo individual -los que menos-. Esto último sucede, sobre todo, en proyectos de gran envergadura donde el producto o servicio está muy próximo al mercado (acciones IA).

Un plan de comunicación debe ser un documento vivo que sea capaz de integrar toda la estrategia que el proyecto va a desarrollar para promocionar y difundir las actividades y los resultados que se lleven a cabo a lo largo de su ejecución.

Este documento debe estar en plena armonía con el proyecto, ofrecer claras líneas de acción y cubrir todas las áreas de trabajo relativas a los diferentes públicos objetivos.

Una plantilla base para empezar a trabajar la comunicación H2020

En esta ocasión os quiero compartir un recurso para que podáis desarrollar, con una plantilla base, el deliverable “plan de comunicación”. El objetivo es facilitaros la labor de gestión y poder trabajar conjuntamente entre los socios del proyecto. Hay que tener en cuenta que debe ser un documento estructurado y no sólo un listado de actividades inconexas que no contengan una estrategia en sí.

 

RECOMENDACIÓN: En el paquete  de trabajo donde esté integrada la comunicación, todos los socios deben participar en mayor o menor medida. Por supuesto, tendrá una mayor participación el líder del paquete de trabajo y el coordinador del proyecto.

 

En primer lugar, hemos tenido que definir en nuestra propuesta de proyecto, la elaboración de un plan de comunicación.

Como ya sabéis, en la convocatoria H2020 (acciones: RIA, CSA, IA) se exige en el apartado IMPACTO, en concreto en la sección 2.2 –medidas para maximizar el impacto– la redacción de “actividades de comunicación”.

Impact H2020

Estas actividades de comunicación serían: propuestas para promocionar el proyecto y sus resultados a una audiencia general (medios de comunicación, público y propia comunidad del proyecto). También debería incluir, cuando fuera relevante, medidas para involucrar al público.  Es en este apartado donde se deberá incluir la elaboración de un plan de comunicación.

 

¿Qué debe incluir la propuesta H2020 en el apartado de Comunicación?

La propuesta en Comunicación debe mostrar:

  • cómo vas a promocionar tu proyecto y sus resultados.
  • objetivos concretos de comunicación relacionados con los de la propia propuesta.
  • con un target definido y detallado.
  • a través de unos canales –on line y off line- identificados.
  • concretando los mensajes para cada público.
  • detallando acciones medibles tanto tradicionales como novedosas.
  • y siempre teniendo en cuenta una evaluación periódica que implique la necesidad de modificar, si así fuera necesario, el plan de comunicación y sus actividades.

Además deberá estar relacionada con los otros ámbitos del IMPACTO, la difusión y la explotación de los resultados, por lo que se deberá mostrar los vínculos que tiene con ambas.

En realidad, todo ese esfuerzo que habéis realizado para la propuesta no es más que la base del plan de comunicación. Y si finalmente la Comisión Europea os aprueba el proyecto, tendréis más fácil el camino cuando queráis empezar a abordar el deliverable “communication plan”.

 

¿Cómo debe ser un plan de comunicación en un proyecto H2020?

Claves de la comunicación en proyectos H2020

Las respuestas a las que debe contestar un buen Plan de Comunicación en un proyecto H2020

El Plan de Comunicación debe dar respuestas a las siguientes cuestiones:

1.- ¿Qué contar?

2.- ¿A quién contarlo?

3.- ¿Cómo contarlo?

4.- ¿A través de qué canales lo vais a contar?

5.- ¿Cuándo lo vais a contar?

Debe ser un elemento esencial dentro del proyecto. Debe tener claro en primer lugar los objetivos, la audiencia -cada público tiene necesidades específicas, por tanto, será necesario crear estrategias adecuadas a cada uno de los públicos identificados previamente- y los mensajes. Después se definirán los canales (web, redes sociales, rueda de prensa,…) así como las propias acciones (evento, nota de prensa, workshop,…).

La plantilla del plan de comunicación H2020

A continuación, os adjunto una plantilla de plan de comunicación. Por supuesto, la podréis adaptar a vuestras necesidades y a los requerimientos de vuestro proyecto. Siempre debéis tener en cuenta que el plan de comunicación será un documento vivo que tendrá que ser revisado durante la ejecución del proyecto. Por lo que no será nunca definitivo. Dentro del documento debéis incluir los índices de evaluación o KPIs para conocer si se están llevando a cabo correctamente todas las actividades de comunicación y estáis alcanzando los hitos (targets, canales de comunicación,…) propuestos inicialmente. En todo caso, será necesaria una revisión y la actualización constante.

 

COMMUNICATION PLAN TEMPLATE H2020

pdf-icon

 

He incluido la identidad visual -imagen corporativa, -del proyecto dentro del plan de comunicación. Se puede hacer por separado siendo un deliverable diferente. Por cierto, la plantilla está en inglés :). 

Una última cosa–>

¿Necesitáis ayuda con el plan de comunicación y de diseminación de vuestro proyecto H2020?, ¿estáis empezando a elaborar la propuesta para alguna de las convocatorias europeas de financiación a la I+D y necesitáis el asesoramiento experto en las áreas de comunicación y de diseminación? 

  • Si buscáis un profesional de la comunicación para orientaros en cómo desarrollar una estrategia de comunicación eficaz para vuestro proyecto de I+D+I. 
  • O si queréis desarrollar actividades de diseminación para atraer a los stakeholders del proyecto. Poneros en contacto conmigo ➡️

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¿Por qué cuesta tanto definir los objetivos de la comunicación en tu empresa?

estrategia de comunicación para tu iniciativa

En la creación de una empresa, start-up, proyecto,… se pueden encontrar múltiples dificultades, algunas fáciles de solventar y otras, no tan fáciles. Es evidente que entre las primeras cuestiones que uno debe trabajar está la comunicación. Y en este sentido, los obstáculos se presentan cuando hay que definir los objetivos.

Existe una rémora, en la mayoría de las ocasiones, a la hora de enfrentarse al proceso de comunicar. No se sabe cómo hacerlo, aunque todos creen que es sencillo y consideran que la comunicación se basa en elaborar una nota de prensa y mandarla a los medios o crear una cuenta en Facebook y empezar a publicar. No lo es, no es así. No es una cuestión de trabajar a destajo, es una cuestión de concretar nuestros esfuerzos sabiendo muy bien lo que hacemos. Probablemente éste es el fallo de muchas entidades que comienzan a comunicar sin guía ni concierto, y es que, aunque no lo parezca, cuesta definir los objetivos de comunicación.

Hay 7 cuestiones básicas que uno debe responder antes de nada, antes de empezar a actualizar redes sociales o crear una web o llamar a un periodista.

Estas preguntas deben ser respondidas no sólo por el CEO de la compañía sino también por otras personas de la entidad (consejo: no pasar el cuestionario a más de 5 personas) con el fin de conocer sus opiniones, y poder establecer unos objetivos concretos gracias a las respuestas obtenidas. Las respuestas no deben ser largas, cuanto más breves y concisas, mejor.

 

7 preguntas que pueden servirte para definir tus objetivos de comunicación

  1. ¿Qué finalidad tiene tu negocio? (sustituye negocio por idea, producto, servicio, empresa). Esta pregunta es esencial así que debemos ser cautos a la hora de responderla. En este sentido es clave que en la respuesta incluyáis las necesidades del público que vais a cubrir con esta iniciativa.
  2. ¿Cuál es tu público? Aquél al que quieres llegar (pues quieres venderles un producto, presentarle un proyecto o darle a conocer un servicio). Nos podemos encontrar que tu negocio no sólo tiene un público objetivo sino varios. Entonces es aquí donde debes definir cuáles son cada uno de ellos. Se habla actualmente mucho dentro del marketing digital del buyer persona, esa persona tipo ficticia en la que debes centrar tu estrategia. Probablemente no sea necesario, inicialmente, hilar tan fino pero es recomendable que se tenga en cuenta para un futuro próximo. Ejemplos de público que pueden interesarle tu iniciativa: usuarios, administración pública, empresas, universidades,…
  3. ¿Qué imagen quieres ofrecer? Es interesante en esta pregunta conocer las respuestas de aquellos colaboradores que participan en el cuestionario. Suele ser una cuestión que genera respuestas diversas. Aquí es importante responder sobre la imagen que tú deseas transmitir. Ejemplo de conceptos que pueden servirte para definir la imagen: joven, cosmopolita, innovador, transversal,…
  4. ¿Cuál es tu valor diferencial? ¿Qué es lo que hace que tu proyecto o iniciativa sea diferente a los demás competidores? Probablemente puedas pensar que tu servicio cubre un nicho de mercado donde no hay competencia pero lo más seguro que haya otros que también han pensado como tú. Ejemplo: inmediatez del servicio, compromiso de respuesta.
  5. ¿Cuáles son tus prioridades? Donde vas a enfocar tus esfuerzos iniciales a la hora de comunicar. Seamos sensatos y consecuentes, al principio todo está por hacer y es descabellado pensar que podemos llevar todo por delante. Debemos responder sabiendo cuáles son nuestras necesidades. Ejemplo: si queremos dar a conocer nuestro proyecto a un público concreto de un determinado sector centremos las primeras tareas de comunicación en este ámbito -mailing- aunque en un segundo plano vayamos trabajando las redes sociales o la propia web.
  6. ¿En qué consideras tu iniciativa fuerte? Si aún no has hecho el DAFO en el plan de negocio, es hora de hacerlo. Las fortalezas son las capacidades y las ventajas que te servirán, entre otros aspectos, para guiar tu estrategia de comunicación a los públicos objetivos. Ejemplo: iniciativa, compromiso, conocimiento, experiencia.
  7. ¿En qué consideras tu iniciativa débil? La falta de recursos, las capacidades que pueden ocasionar problemas en el día a día. Para la comunicación supone saber en qué somos menos fuertes y trabajar para evitar conflictos que puedan aparecer y que vaya en detrimento de nuestro fin.

Una vez que todos han respondido al cuestionario es la hora de analizar las respuestas. Con este análisis vamos a poder, por un lado, especificar claros objetivos de comunicación y por otro, centrar las bases del plan de comunicación.

 

¿Cuáles pueden ser los objetivos de comunicación de tu empresa?

A continuación, te detallo algunos de los objetivos genéricos que pueden extraerse tras el análisis del cuestionario y pueden servirte para tu propia iniciativa. No están todos los que son y seguro que tu empresa tendrá los suyos propios.

Te recomiendo no más de tres porque después habrá que desarrollar una estrategia de comunicación basada en los objetivos generales elegidos. No hay que pecar de ambicioso y gestionar según los recursos y las posibilidades.

  • Notoriedad
  • Reconocimiento
  • Visibilidad
  • Creación de comunidad
  • Fomento/difusión
  • Promoción

Es muy importante que la estrategia generada gracias a esos objetivos se centren en los pilares: SMART (por sus siglas en inglés). Es decir:

  • Specific. ESPECÍFICOS.
  • Measurable. MEDIBLES.
  • Achievable. ALCANZABLES.
  • Realistic. REALISTAS.
  • Timely. EN UN PLAZO DE TIEMPO CONCRETO

Pero esta cuestión será en una próxima entrada. 🙂

¿Incluirías alguna otra pregunta en este cuestionario base? y según la propia experiencia ¿los proyectos o iniciativas hacen ese esfuerzo inicial de definir los objetivos de comunicación?

 

 

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