Guía útil para promocionar tu evento en redes sociales

cómo promocionar tu evento en social media

Las redes sociales son un fantástico aliado cuando quieres organizar un evento. Estás llevando a cabo, por ejemplo, un proyecto consorciado con otros partners europeos y, como socio, debes gestionar la presentación del proyecto en tu ciudad. Es necesario planificar con antelación la organización de este encuentro y conseguir que sea un éxito. Os voy a contar a través de este post cómo promocionar tu evento y obtener una buena acogida gracias al social media.

Ventajas

– Dar a conocer tu proyecto o tu idea a un público objetivo.

– Establecer contactos de interés que pueden ser útiles para la iniciativa.

– Difundir los resultados más allá de los organismos oficiales y de entidades cercanas a vuestra institución.

– Obtener el feedback del público gracias a la interacción en el encuentro. A través del networking, ronda de preguntas,…

Consideraciones previas

– Tener las ideas claras a la hora de organizar el evento: objetivos, finalidad, emplazamiento, agenda, contenido, público, etc.

– Establecer una estrategia de comunicación previa y específica para este evento acorde con el plan de comunicación del proyecto o la iniciativa.

– PLANIFICAR.

– Elegir las redes sociales más adecuadas y con las que se tengan más familiaridad en el uso.

– Evaluar los resultados obtenidos tras la finalización del evento.

– Apoyarse en los otros socios, personal del proyecto o iniciativa para dar eco al evento.

 

1.- La planificación es tu mejor aliada

Sin planificación no hay evento, así que es tiempo de remangarse la camisa y focalizar nuestro esfuerzo en crear un evento de éxito.

No te dejes llevar por la necesidad de hacerlo -si lo haces por obligación, probablemente fracases- , centra los objetivos y trabaja sobre ellos. Lógicamente, una de las cuestiones principales que vas a tener en mente es: conseguir mucha afluencia al evento. Para ello, debes esforzarte en utilizar todos los canales de comunicación que tu proyecto o iniciativa tengan -web, mailing, redes sociales,…- y  hacer una buena difusión del encuentro.

Un hashtag para el evento

Esto es una de las primeras cuestiones que tienes que plantearte. ¿Cómo quieres que sea conocido tu evento en las redes sociales? Recuerda que este hashtag será utilizado en todas las plataformas sociales donde vayas a promocionar el encuentro.

Recuerda:

– Utilízalo antes del día. Prevé con antelación dónde lo vas a poner e incorpóralo en la web, en las notificaciones o correos que remitas usando frases como éstas “Os animamos a compartir este evento en redes sociales con el hashtag #XXXX”. “Te recuerdo que estaremos utilizando el hashtag #XXXX. Anímate a usarlo el día del evento”.

 – Monitorízalo antes, durante y después del evento. Hay múltiples herramientas para seguir el hashtag. Durante el evento, utiliza, por ejemplo, #twijector

2.- Tu mejor cara en el evento

Durante el evento el equipo organizador debe estar al 100%. Pendientes de las acreditaciones, de darle la bienvenida a los participantes y a los asistentes, de que todo esté en pleno funcionamiento (sonido, proyector, pantalla, ordenador…), azafatas, catering, etc.

Pero además, hay que tener en cuenta cuestiones como la conexión a Internet – sería recomendable abrir la conexión WIFI al público para que pueda conversar sobre el evento-. Estar atento a todo lo que vaya sucediendo no sólo en la sala sino lo que se está publicando en las redes sociales. Es importante estar al tanto para prever cualquier incidencia o solucionar al momento cualquier tema.

 

3.- Es hora de hacer valoraciones

Facilita toda la información (imágenes y vídeos) a aquellos medios de comunicación que no han podido cubrir la información. Cuelga lo que no pudiste subir el día del evento y acompáñalo con un buen resumen en la web.

Valora los resultados obtenidos: afluencia de público, interacción en las redes sociales. Todo aquello que indicaste previamente que querías conseguir a través de este evento. Por supuesto, haz un análisis y saca conclusiones. Esa es la clave para mejorar las próximas ocasiones.

 

Ejemplo de un buena promoción de un evento

Health 2.0 Europe 2017 es un evento de referencia internacional sobre la salud digital que se llevará a cabo en España el próximo mes de mayo. Durante tres días se darán cita las principales entidades y personalidades europeas de la materia. Habrá conferencias magistrales, paneles de discusión, demostraciones en vivo de tecnologías y networking.

health2.0_Europe

EC2VC_socialmedia

  • Se ha facilitado una herramienta para los asistentes para que puedan personalizar su horario durante el evento, incluso enviar mensajes a otros asistentes:

maximizar el evento

Ideas para utilizar

  • Crea una Página de Facebook para el evento. Publica toda la información necesaria para que el público tenga una completa información. Puedes mostrar la lista de invitados y así todo aquél interesado sabe quién va a acudir. Añade fotos, vídeos, gráficos recursos que lo haga más atractivo e invite a asistir.
  • Utiliza el blog para promocionar. Genera entradas relativas al evento y todo lo relacionado con él. Durante las semanas previas, el contenido de tu blog puede ir en relación a lo que se va a tratar en el evento o con temas relativos a las intervenciones y a los ponentes.
  • Crea vídeos y súbelos a Youtube o a Vimeo con entrevistas a personalidades que vayan a intervenir en el encuentro, por ejemplo.
  • Utiliza los podcast para avanzar información o hablar de temas que se van a tratar y cuélgalos gracias a plataformas como el Ivoox.
  • Promociona tu evento en otras webs. Envíale la información del encuentro a otras entidades similares a la vuestra que os quieran hacer el favor. Seguro que después, esas mismas entidades te lo pedirán a ti.
  • Hay otras plataformas sociales en la que puedes publicar tu evento. Por ejemplo: Meetup, las comunidades de Google + o Bizzabo.

 

¿Tienes algún consejo más que pueda servir a la hora de organizar un evento y promocionarlo a través de las redes sociales?

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4 tips para difundir proyectos de cambio climático

comunicación sobre cambio climático

Las campañas sobre el cambio climático son un tema muy recurrente entre las instituciones públicas por cuanto tienen el deber de concienciar a la ciudadanía sobre la importancia de respetar y proteger el mundo en el que vivimos. En este caso, hay múltiples ejemplos de cómo elaborar de forma efectiva una campaña de comunicación.

Pero, si sois una empresa con una iniciativa sobre cambio climático o vuestra institución está llevando a cabo un proyecto en este ámbito, ¿sabéis cómo difundirlo?, ¿habéis previsto alguna estrategia de comunicación? Ahí van cuatro tips que os pueden ayudar:

 

1.- Generar información de calidad

Hay mucha información sobre el cambio climático, pero no toda la que se ofrece es de calidad y rigurosa. Si queréis hablar sobre vuestro proyecto y de los beneficios que reporta, hacedlo siempre con la profundidad y con la profesionalidad que conlleva ser los responsables o coordinadores de una iniciativa de esta tipología.

Pero además, podéis desarrollar una estrategia de contenido relativa al cambio climático. Contenido relevante publicado en vuestra página web y en las redes sociales que gestionéis. Es el momento de trabajar el marketing de contenido.

 

2.- Centrarse en las oportunidades que ofrecéis

Hablar de cambio climático, no es tarea fácil. La información que se ofrece del tema en la actualidad es muy variada y hay centenares de fuentes de información. Pero si tenéis que definir vuestra estrategia frente a otras y diferenciaros por algo, hacedlo hablando de las oportunidades que genera vuestro proyecto en relación al calentamiento global, a la sostenibilidad, a la eficiencia de recursos,…

Marcaros para ello unas palabras clave que generen positividad. Algunos ejemplos serían: mitiga el calentamiento, constituye una innovación tecnológica, produce beneficios para la ciudadanía (económicos, sociales, medioambientales, salud), y trabajad sobre ello. Vuestra iniciativa debe entenderse como una oportunidad frente al cambio climático que aporta valor, que ofrece una ocasión singular y diferenciadora, y eso tenéis que saberlo transmitir.

 

3.- Aprovechar el interés de los comunicadores

Es evidente que hay temas que de por sí son de interés general. Uno de ellos es el del cambio climático. Los medios de comunicación están interesados en conocer más sobre la cuestión, el público empieza a tomar conciencia de la importancia y demanda información al respecto. En esta situación de bonanza, es recomendable aprovechar la coyuntura para difundir el proyecto y sus resultados.

Un consejo sería que identifiquéis un interlocutor en vuestra iniciativa con gran conocimiento de cambio climático, erigiéndose como portavoz ante los medios de comunicación. Una persona que además de tener conocimiento en la materia, sepa transmitir los mensajes de forma adecuada, tenga soltura frente a los periodistas y pueda expresar con claridad los mensajes.

Los medios de comunicación suelen, frente a una noticia de un tema concreto, “tirar” de agenda para resolver dudas, aclarar cuestiones ante su público. Por lo que si vuestro portavoz se maneja bien en las entrevistas puede ser que lo llamen no sólo para hablar del proyecto sino para tratar de explicar temas relacionados con el cambio climático. Es por ello que es fundamental que trabajéis una estrategia de comunicación con el portavoz, planifiquéis y preveáis lo que va a decir frente a los medios.

LAS 5 C DEL PORTAVOZ:

  • CLARIDAD. Pero no seas escueto.
  • CONCISIÓN. Pero no olvides transmitir tu mensaje.
  • COLOQUIAL. Pero no uses un lenguaje vulgar.
  • COHERENCIA. Pero no argumentes sobre lo mismo siempre.
  • COMPLACENCIA. Pero no olvides tus mensajes.

 

4.- Definir la estrategia e identificar a vuestros públicos objetivos

Los proyectos de cambio climático suscitan el interés del público general como he comentado antes. Para ellos, entonces, debéis generar una estrategia de comunicación centrada en la información y difusión.

También, al ser una iniciativa innovadora con financiación privada y/o pública, cuenta con otros públicos objetivos: administración pública, inversores (business angel, bancos, fondos de inversión,…), etc. Es necesario, por tanto, que desarrolléis otra/s estrategia/s de comunicación más encaminadas a la promoción y la explotación de resultados.

Es lógico que lo entendáis como una sola estrategia, pero no es así, pues las diferencias están marcadas por vuestras pretensiones y objetivos que seguro ya habéis analizado previamente en el plan de negocio o en el informe previo de análisis del proyecto.

Hay instituciones oficiales que han proporcionado guías para comunicar sobre el  cambio climático. A continuación listo algunas de ellas:

 

¿Sabéis de algún informe que trate sobre la comunicación en proyectos de cambio climático?, ¿incluiríais algún otro consejo?

 

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