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¿Cómo incentivar la participación de los socios en la comunicación de un proyecto de I+D?

¿Cómo incentivar la participación de los socios en la comunicación de un proyecto de I+D?

Los proyectos de I+D tanto de ámbito europeo como de carácter nacional cuentan, en la mayoría de las ocasiones, con la participación de varios socios. Estos socios de forma directa, como responsable de comunicación del proyecto, o de forma indirecta, participando en el paquete de trabajo de comunicación y difusión, cuentan todos ellos con una responsabilidad muy importante. El compromiso de colaborar y participar activamente en tareas de comunicación para aumentar el impacto del proyecto en todos los ámbitos: científico, social y económico.

Esto que, en la teoría, es una obligación por acuerdo entre los socios desde el comienzo del proyecto, en la práctica y con el paso de los meses, se convierte en incumplimiento y escasez de implicación por parte de los socios. En muchas ocasiones, toda esta situación deriva en problemas de gestión, complicaciones en la ejecución de tareas, y obstáculos de no alcanzar los hitos previstos. Incluso, aún peor, que el órgano financiador dé “un tirón de oreja” al coordinador del proyecto por no estar realizando sus “deberes”.

En esta complicada situación se hace cada vez más difícil incentivar a los socios a que realicen y ejecuten actividades que sirvan para promocionar, difundir y transferir los resultados y los hitos logrados durante la ejecución del proyecto.

Muchos de los problemas vienen derivados por la escasez de tiempo, la falta de una guía o pauta para realizar las tareas, la implicación de los investigadores que realizan además de sus labores de investigación, las de comunicación, no siendo ésta última su especialidad.

Llegando a un punto, en muchas ocasiones, en el que el proyecto no progresa adecuadamente y no sabiendo muy bien cómo darle una solución factible.

 

LA CLAVE DEL ÉXITO: UN BUEN PLAN DE COMUNICACIÓN Y LA ASIGNACIÓN DE TAREAS

El desarrollo de un buen plan de comunicación donde se incorpore la asignación de tareas es imprescindible si queremos no fallar en nuestro propósito de comunicar bien y correctamente.

El responsable de la comunicación del proyecto debe mantener un buen ritmo de trabajo y asegurarse de que los socios implicados en esta área conocen a la perfección las responsabilidades y los compromisos adquiridos.

Un buen consejo, en este sentido, es mantener una comunicación fluida con reuniones periódicas específicas de comunicación con los socios involucrados.

Plantear que, a tenor de los objetivos propuestos en el plan de comunicación, se realizará una asignación de tareas periódicas, teniendo en cuenta criterios como el de capacidades, financiación, aptitud,… Cada socio tendrá el compromiso de llevarlas a cabo responsabilizándolos de su incumplimiento.

Una cuestión también esencial para la buena ejecución de las tareas de comunicación es apoyar y guiar en este trabajo, si fuera necesario, a los socios más “inexpertos”.

El seguimiento mensual por parte del responsable de comunicación también es importante. Para ello es vital que se reconozca satisfactoriamente dentro del grupo si el socio ha cumplido con los hitos propuestos y en caso contrario, ofrecer un margen de tiempo para la finalización de la tarea.

Trabajar con mini guías elaboradas internamente por el responsable de comunicación que sean documentos muy específicos que sirvan, a modo, de plantillas para, por ejemplo, la organización de eventos, la creación de contenido para redes sociales, la elaboración de artículos para el blog/web del proyecto,… supondrá un avance cualitativo en el trabajo diario de comunicación y difusión del proyecto.

Aunque, todo esto, suponga un doble esfuerzo para el coordinador de comunicación hay que tener en cuenta que, sin lugar a dudas, verá mejorada la actividad siguiendo estas recomendaciones.

Si tienes alguna consulta sobre cómo mejorar el impacto de tu proyecto y cómo involucrar a los socios en las tareas de comunicación, no dudes en ponerte en contacto conmigo. Te ofreceré soluciones que vean mejorar tu proyecto de I+D.

Plantilla base para elaborar tu estrategia de comunicación

Plantilla para elaborar una estrategia de comunicación de proyecto

Una  estrategia de comunicación idónea te guía por el camino correcto para alcanzar los objetivos de comunicación que tu empresa o tu proyecto se hayan marcado.

En un post anterior  ya vimos cómo se pueden definir los objetivos de comunicación siguiendo un  sencillo cuestionario. Esos objetivos nos pueden facilitar mucho la tarea si queremos difundir, promocionar, dar a conocer nuestro proyecto o iniciativa.

Una vez que tenemos claros cuáles son los objetivos de comunicación debemos trazar un plan de acción que nos encamine a lograr nuestros fines. Necesitamos una estrategia de comunicación. No es una tarea fácil si es la primera vez que lo haces y si además no cuenta con la ayuda profesional de un/a comunicador/a que te guíe en cómo lograr el éxito cuando vas a dar a conocer o promocionar tu proyecto.

Para agilizar este trabajo tan fundamental he desarrollado una plantilla muy práctica que os puede encaminar a la hora de elaborar una estrategia de comunicación.

 

QUÉ ES UNA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN

Pero, ¿qué es una estrategia de comunicación? Es una guía donde, como si de una coctelera se tratase, incluyendo buenos ingredientes y mezclándolo todo muy bien, obtienes una excelente herramienta de trabajo infalible para obtener reconocimiento, prestigio, influencia y promoción.

La estrategia agiliza mucho el trabajo en comunicación, tanto para aquellos que están en ese departamento como para aquellos que están fuera de él. La elaboración de la estrategia debería recaer en profesionales del área aunque es verdad que se necesitará de la colaboración de la dirección. Con esta guía, el trabajo diario será más fácil e intuitivo. Probablemente lo que más cueste es la propia elaboración y su desarrollo. Pero una vez que la tengamos, nos moveremos con mayor rapidez en el día a día. Además si en algún momento tenemos dudas sobre alguna actividad en concreto o si debemos explicar el por qué de una acción, podemos recurrir a ella. En realidad, contar con una estrategia de comunicación sólo nos ofrece ventajas.

Para la elaboración de la estrategia es necesario tener muy claro los objetivos de la iniciativa, pues vamos a partir de éstos para desarrollarla. Así como las metas que se pretenden lograr y los recursos con los que contamos. Con todo ello, ya podemos comenzar a trazar nuestra guía.

En el proceso de creación de la estrategia deberemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

  1. ANÁLISIS
  2. COMPETENCIA
  3. PÚBLICOS OBJETIVOS
  4. OBJETIVOS DE COMUNICACIÓN
  5. ESTRATEGIA

¿Estos aspectos qué quieren decir? Pues que hay que realizar un trabajo previo de saber hacia dónde queremos enfocar nuestros esfuerzos en comunicación para alcanzar nuestras metas (ya sean: posicionamiento, promoción, difusión…). Es por ello que tenemos que hacer una labor más o menos precisa de compilación y valoración de resultados.

ANÁLISIS

Analizar la situación actual del proyecto es el punto de partida. Conocer qué se ha hecho hasta ahora, no sólo en comunicación sino también en la propia iniciativa. ¿Cómo lo vamos a hacer? Realizando estos tres pasos imprescindibles:

  • Cuestionario
  • Experiencia
  • Histórico

Dependerá de vosotros qué vais a utilizar para recabar la información necesaria para haceros vuestra hoja de trabajo. Os aconsejo, en primer lugar, que paséis un Cuestionario base al equipo de trabajo. Un formulario con preguntas muy centradas en dar respuestas y definir aspectos clave. Este cuestionario debe incluir preguntas sobre la imagen de marca, los públicos, las fortalezas y debilidades del proyecto, las prioridades de trabajo…

Una vez pasado ese cuestionario al personal, recabada la información, analizados los resultados y extraída las conclusiones, podemos ir al siguiente paso es que la Experiencia.

Este paso lo he incluido, y esto dependerá de qué tipo de proyecto o iniciativa sea. Consiste en que tras una actividad en concreto que se lleve a cabo podáis sacar vuestras propias conclusiones. Os pongo un ejemplo, un proyecto que debe realizar una reunión de coordinación en la que participarán varios socios o entidades. Éste es un buen momento para analizar cómo se comunica la actividad, qué canales se usan, qué medios utilizan, cómo lo llevan a cabo…

Lógicamente no siempre contamos con esta oportunidad pero creo que es importante realizar esta tarea. De esta manera, puedes entender la metodología de trabajo y los procedimientos internos, qué es lo que se ha hecho mal y necesita mejoras, qué es lo que se ha hecho bien y por lo tanto, debemos seguir por ese camino.

Por último, he incluido un apartado que sería el Histórico. Aquí hablo de compilar toda la información que hasta ahora la iniciativa ha hecho en comunicación y marketing digital. Por ejemplo, conocer la evolución en redes sociales, analítica de la web, repercusión en medios de comunicación, desarrollo de la imagen corporativa,…

Este histórico nos puede servir mucho para conocer cuál ha sido la trayectoria del proyecto, en el caso de que la tenga, y nos facilite el trabajo de saber qué se ha hecho hasta la fecha.

COMPETENCIA

Es fundamental hacer un análisis de competencia. Es decir, conocer qué están haciendo nuestros competidores tanto en comunicación online como en comunicación offline. ¿Qué podemos usar para ello? Pues existen centenares de herramientas de comunicación y marketing digital disponibles. Entre las más conocidas y usadas para el marketing online es SEMrush. Para el apartado de comunicación no digital, conocer a nuestros competidores es tarea de rastreo no sólo a través de Internet sino ver qué aparece publicado en los medios de comunicación, por ejemplo.

PÚBLICOS OBJETIVOS

Se habla mucho de Inbound Marketing de enfocar los esfuerzos en definir el Buyer Persona. Probablemente sea necesario delimitar y fijar ese perfil de público al que debes centrar tus energías de comunicación y marketing. Pero no todas las iniciativas ni todos los proyectos deben alcanzar tal precisión de trabajo.

Lo que es necesario es listar tanto los públicos externos como los internos porque sobre esa lista vamos a definir las estrategias. Y si de todas formas, estás interesado en ahondar en las necesidades e intereses que pueden requerir esos públicos, a continuación, os señalo algunas de las preguntas que deberíais contestar para dar respuesta y conocer a vuestro buyer persona: ¿Qué información necesitan del proyecto?, ¿por qué están interesados en la iniciativa?, ¿por qué nos interesan que la conozcan?, ¿qué les mueven –necesidades, motivaciones, intereses-?, ¿quiénes son –características sociodemográfica-? ¿qué canales suelen usar para recibir información de sus interés? Por supuesto, es una aproximación, pero os puede servir de base para conocer más a todos los públicos que tenéis listado y a los que queréis llegar.

OBJETIVOS DE COMUNICACIÓN

Definir los objetivos de comunicación es sumamente importante y es clave para la propia estrategia. No escatimar esfuerzos en fijar bien vuestros propósitos porque de la concordancia con la estrategia global de la iniciativa dependerá, en buena parte, el éxito de la propuesta.

Os puede pasar, como me ha pasado en alguna ocasión, que para un objetivo de comunicación global existan varios, llamémosle, sub-objetivos. Creo que es lógico y además recomendable porque delimitas mejor los propósitos y desarrollas una mejor estrategia centrada en los fines a alcanzar.

ESTRATEGIA

Y al final, la propia estrategia de comunicación donde se vierte todo el trabajo y los esfuerzos realizados. Donde hay que poner en orden toda la información recabada y donde hay que centrar las ideas que hemos ido trabajando previamente.

La plantilla que os presento es la hoja que debéis cumplimentar con los datos que hemos recogido. Por supuesto y como os adelanté en su momento, la estrategia que se cree debe estar centrada en los pilares SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas, con un plazo de tiempo concreto). Esta plantilla que os presento debe seguir esas pautas.

Antes de descargarla tener en cuenta este ejemplo que os pongo. Imaginaros un proyecto europeo de I+D con financiación de la Comisión Europea. La CE insta a dar a conocer el proyecto y los resultados obtenidos al público en general.

  1. Objetivo de comunicación: Visibilidad.
  2. Sub-objetivo de comunicación: Dar a conocer el proyecto a la sociedad.
  3. Público: Todos los públicos.
  4. Acción: Generar información de interés sobre el proyecto y los resultados que se están obteniendo.
  5. Canal: Web y redes sociales.
  6. Actividad:
    • Publicar semanalmente un post en la web.
    • Actualizar Facebook 2 ó 3 veces a la semana.
    • Tuitear 3 ó 4 veces al día.
  7. Medición: KPI:
    1. Google Analytic. Número de visitas, duración de la visita…
    2. Facebook. Me gustas, número total de fans,…
    3. Twitter: Retuits, Menciones,…
  8. Evaluación: Informe mensual evaluando los resultados de los KPI propuestos para la medición.

Bueno, espero que os sirva de ayuda en vuestro trabajo y mejore la estrategia de comunicación, que de eso se trata. 😉

Plantilla Estrategia de comunicación

 

Con una buena estrategia de comunicación nunca te faltarán recursos para conseguir los objetivos de comunicación y de difusión deseados.

Para generar este plan de acción puedes contar conmigo que te ayudaré a desarrollar todos las áreas de trabajo mencionadas y te guiaré de una forma efectiva para lograr esta eficaz herramienta de trabajo. Marcaremos los objetivos precisos, diseñaremos una estrategia práctica para alcanzar las metas y que tu iniciativa se conozca y se promocione en los ámbitos que más te interesan. 

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5 acciones de comunicación innovadoras que marcan la diferencia

acciones de comunicación innovadoras

Las acciones de comunicación y difusión de proyectos y resultados de investigación están siendo cada vez más innovadoras. Europa se está esforzando mucho por hacer acciones disruptivas y que marquen la diferencia con respecto a las ya habituales: página web, redes sociales, folleto publicitario o jornada de presentación.

La comunicación y la difusión de proyectos y resultados de investigación han dado un giro de 180º en este sentido, y son mayores los esfuerzos realizados tanto por parte de las instituciones como parte de los propios técnicos de proyectos o investigadores a la hora de atreverse a innovar.

Una de las razones del cambio son las exigencias de las entidades financieras (la Comisión Europea, por ejemplo, exige mayor impacto en los proyectos que ellos apoyan). Otra de las razones, la profesionalización en esta materia con la incorporación de expertos en comunicación que ofrecen su experiencia y conocimiento para mejorar los resultados obtenidos.

Sin duda alguna, ya se puede hablar de tendencias y de ejemplos exitosos en este campo. Ya no existe la comunicación como obligación, desvinculada de la investigación,  sino como vía de alcanzar objetivos o como meta para lograr beneficios.

A continuación, os ofrezco 5 ejemplos de acciones de comunicación innovadoras que muestran la creatividad y la originalidad desarrollada actualmente en Europa.

1- Acción de comunicación innovadora: CONTAR UN PROYECTO A TRAVÉS DEL CÓMIC

El proyecto ERC COMICS promociona iniciativas financiadas por la Comisión Europea a través del programa ERC -European Research Council-. Gracias a las tiras cómicas se narran las historias de investigadores e investigaciones que están siendo financiados por esa convocatoria.

comic comunicación innovadora

2.- Acción de comunicación innovadora: PROMOCIONAR UN CAMPO DE INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN A TRAVÉS DE UNA WEB 

El campo de las FET (tecnologías futuras y emergentes) es aún muy desconocido para la mayoría de la sociedad. La Comisión Europea consciente del desconocimiento financia un proyecto, la web es una de las acciones más relevantes en él, donde se cuentan historias sobre investigaciones e investigadores, y el impacto alcanzado en nuestras vidas gracias a sus trabajos.

fetfx.eu actividad de comunicacion

La web, que además ha obtenido el Web Awards Prize en 2018, es un canal donde se entrevistan, se ofrece información útil sobre esta área de investigación, todo de una manera muy visual y utilizando el storytelling, los vídeos y la infografía.

3.- Acción de comunicación innovadora: INFORMAR SOBRE UN PROYECTO DE UNA FORMA DIFERENTE

Hablar de folletos y cartelería no es innovador ni disruptivo. Pero, tal vez, si a una acción de comunicación le incorporas un componente diferenciador: el emplazamiento, puedes hacer que sea novedosa y sobre todo, impactante.

startdust communication

Este cartel, promocionando un proyecto europeo, estaba expuesto en el Aeropuerto de Bruselas. Tanto el mensaje como el lugar lo hacen diferente. ¿Quién dijo miedo a la hora de innovar en comunicación?

4.- Acción de comunicación innovadora: EL VÍDEO PARA MOSTRAR EL IMPACTO DE UN PROYECTO

El vídeo ha llegado para quedarse. Es una herramienta útil, versátil y con gran potencial.

En este ejemplo se explica un proyecto MSCA (Marie Skłodowska-Curie Actions) que promueve establecer una red internacional de excelencia en el campo de los radares costeros de alta frecuencia.

5.- Acción de comunicación innovadora: UNA COMPETICIÓN PARA IMPLICAR A LA CIUDADANÍA EN LA TOMA DE DECISIONES 

competición acción de comunicación

Implicar a los ciudadanos en la toma de decisiones es uno de los objetivos esenciales de Europa. Un ejemplo claro de esta preocupación es el desarrollo de la RRI  (Investigación e Innovación Responsables).

Por ello, muchos proyectos europeos buscan la interacción directa con el ciudadano y los hacen partícipes de la creación o desarrollo de planes o estrategias. Este el caso del proyecto GRECO que a través de una competición busca la colaboración directa y la generación de ideas en el ámbito de las energías renovables.

 

LA CLAVE DEL ÉXITO DE UNA ACCIÓN DE COMUNICACIÓN INNOVADORA

Pero, ¿cuál es la clave para diseñar una actividad de comunicación o difusión innovadora y que alcance los objetivos deseados? 

Esencialmente, la estrategia. Si se quiere tener éxito a la hora de realizar una actividad de comunicación o de difusión y conseguir el fin soñado: promocionar un proyecto, promover la participación, atraer clientes, transferir conocimiento, establecer contactos, generar actividad, etc., se necesita, para todo ello, un plan. Éste deberá responder a las siguientes preguntas: ¿qué quieres obtener?, ¿a qué audiencia quieres llegar?, ¿con qué presupuesto cuentas?, ¿qué mensaje clave quieres transmitir?, ¿qué canal o medio vas utilizar? y ¿cómo vas a evaluar el impacto alcanzado? Con estas cuestiones puedes empezar a diseñar una estrategia.

Hay que tener en cuenta además que cualquier acción de comunicación o difusión necesita de:

  • la coordinación y la organización,
  • la búsqueda de la colaboración de expertos,
  • el atrevimiento a la hora de innovar,
  • centrar los esfuerzos en los objetivos marcados,
  • saber sacar provecho a cualquier acción realizada.

TENDENCIAS 2019 EN ACCIONES DE COMUNICACIÓN INNOVADORAS

Las tendencias en este 2019 para acciones de comunicación y difusión de proyectos de investigación van muy en la línea de lo que se están haciendo en otros campos de la comunicación y el marketing: muy visual, storytelling, transmedia, experiencia de usuario, diseño, etc.

En este gráfico, os ofrezco algunas clave para entender qué se está haciendo y cómo se puede implementar estas tendencias en una acción de comunicación diferente e innovadora.

tendencias comunicación I+D 2019

 

¿Estos ejemplos te han ayudado a entender cómo se pueden diseñar acciones de comunicación innovadoras? No te preocupes si aún no es tu caso. Puedes contactar conmigo y podemos trabajar conjuntamente para hacerlo posible: info@silviasilvacomunicacion.com

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¿Cómo hacer aparecer tu innovación en los medios de comunicación? 5 dudas resueltas y múltiples ejemplos

cómo hacer aparecer tu innovación en los medios de comunicación

Cuántas veces te has preguntado, inmerso en el trabajo diario dentro del proyecto y preocupado por quererlo dar a conocer públicamente, qué es necesario para que un periodista de un medio de comunicación le interese tu innovación, cómo aparecer en los medios o cómo captar la curiosidad de los profesionales de la información. 

A continuación, te ofrezco las respuestas a 5 posibles dudas que puedes tener en este sentido, y múltiples ejemplos de cómo lo han resuelto diferentes proyectos de innovación (pincha en los enlaces para saber más sobre ellos).

¿Qué puede interesarle a los medios de comunicación?

¿Cómo debes informar a los medios de comunicación?

Con transparencia. Ese debe ser el modus operandi cuando nos aproximemos a los periodistas. La transparencia genera en los medios de comunicación, confianza. Este valor es un intangible muy provechoso en el proyecto o en la entidad que hace innovación, y por supuesto, para la relación con los medios de comunicación. Un vínculo basado en la confianza puede suponer un incremento de la notoriedad y de la promoción, sin la necesidad de estar trabajando constantemente en la credibilidad del proyecto.

¿Qué debes ofrecerles a los medios de comunicación?

¿Quién debe ser el responsable de ponerse en contacto con los medios de comunicación?

Siempre debe haber un portavoz que se erija como responsable frente a los medios de comunicación y que sea la persona encargada de ofrecer la información del proyecto innovador. Será el representante de la entidad el que explique con detalle los avances realizados, la innovación desarrollada o el descubrimiento llevado a cabo.

¿Cómo pueden conocer los medios de comunicación tu innovación? 

Además de la consabida nota de prensa enviada por correo electrónico o de la llamada de teléfono al periodista del medio, la información actualizada del proyecto debe estar publicada en la web y en los diferentes canales que el proyecto o la entidad utilice (redes sociales, básicamente).  Es importante que los periodistas puedan acercarse a la innovación a través de cualquier canal y que pueda conocer las novedades de forma fácil y sencilla.

Aunque te cueste, por favor, sé diferente: comunica tu proyecto siendo singular

comunicación innovación tecnológica

Estamos inmersos en un mundo lleno de información, es la era de la infoxicación. Entre centenares de proyectos que salen a la luz diariamente, debemos ser muy ávidos y buscar un hueco para promocionar el nuestro. Es una tarea difícil si no buscamos la singularidad y la diferencia. Pero, ¿qué podemos hacer para que nos conozcan?, ¿para llegar a nuestro público?

En primer lugar, hay que tener en cuenta los factores que nos llevan a difundir nuestra iniciativa. ¿Qué buscamos a la hora de promocionar nuestro proyecto? Es necesario un análisis previo de la situación (lanzamiento de la iniciativa, nuevo producto, resultados del proyecto, búsqueda de socios, etc.) y el objetivo que queréis alcanzar con la promoción: notoriedad, financiación, afiliación, reconocimiento,…

Una vez que tengamos en cuenta estas premisas que son ESENCIALES para comunicar el proyecto, es el momento de crear nuestra estrategia.

A la hora de comunicar un proyecto se recomienda: ser diferente. Debes desarrollar mensajes o transmitir ideas que impacten a tu público desde la singularidad.

TU PROYECTO, TU DIFERENCIA

¿Cómo puedes comunicar tu proyecto de manera diferente? Te proporciono varias ideas clave para hacer de la comunicación de tu proyecto, un éxito.

  • Cuenta lo que hace diferente tu proyecto. Seguro que hay algo en tu iniciativa que es singular: el proceso de creación, la innovación desarrollada, el equipo humano que interviene, los resultados obtenidos,… incluso la historia que hay detrás de la idea. Cuéntalo, y haz partícipe a los demás de esa singularidad.
  • Muestra los valores de tu proyecto para que las personas puedan sentirse identificadas. Ejemplo: sostenibilidad, eficiencia, compromiso, cambio climático. Muéstralos, siendo consciente de que este factor es clave para entender que “El consumidor basa sus decisiones de compra tanto en necesidades físicas, como en necesidades creadas”.
  • Explica la solución que resuelve tu proyecto. Entre esa ingente cantidad de iniciativas que proliferan día a día, seguro que tu iniciativa da respuesta a un problema social que preocupa a los ciudadanos. Explícalo, mostrando los beneficios que puede reportar pertenecer o adquirirlo.
  • Utiliza un lenguaje coloquial que lo pueda comprender cualquier persona. Usa comparativas, pon ejemplos de uso cotidiano. No pienses en aquellos que han realizado el proyecto, piensa en aquellos que van a consumirlo o usarlo.
  • Identifica varias formas de explicar el proyecto. No es solo texto, piensa en imágenes, en gráficos, en cualquier formato que pueda reforzar tu iniciativa y que al público le dé motivos para involucrarse en tu idea.
  • Incluso si crees que tu proyecto no tiene nada de especial puedes hacer que la diferencia esté en la forma en cómo lo cuentas.

Mi recomendación es que debes atreverte a comunicar siempre teniendo en cuenta a tu público objetivo. La diferencia, la marcas tú.

Un año de Silvia Silva Comunicación: consejos desde mi experiencia

Hace un año y fue Facebook el que ayer me recordó el primer aniversario de la web silviasilvacomunicacion.com. Mi primer año como emprendedora. Si no hubiera sido por ÉL no me habría dado ni cuenta. 365 días dan para mucho, sobre todo para saber, en tu propia piel, que esto de emprender no es fácil.

Aunque ya lo dicen por ahí los expertos en la materia que para empezar de cero hay que tener valor, y algunos amigos me dicen “valiente”, creo que aquí lo que importa es tener CONSTANCIA.

Ha sido un año de altibajos, donde algunas veces parece que te vas a comer el mundo, y otras, que el mundo te come a ti. Supongo que a todos los que han pasado por aquí, les ha sucedido lo mismo.

No estoy mal, pero espero seguir creciendo. Me he dado cuenta que aquí las cosas van más lentas de lo que uno quisiera. Que la suerte no se encuentra, se busca. Que debes trabajar mucho para conseguir algo. Y que aún tengo mucho que aprender de emprender.

Va por delante que no soy experta, ni gurú, ni lo pretendo ser, pero me gustaría compartir con vosotros estos consejos para aquellos navegantes que estén leyendo estas líneas.

7 CONSEJOS PARA EMPRENDER

Esta es una lista no completa de recomendaciones para los que quieran emprender y estén en el punto de partida en el que yo estuve hace un año. Consejos incompletos pues ha sido poco tiempo y el olfato me dice que aún tengo que seguir rellenando la página de mi emprendimiento de experiencias y vivencias.

1.- Saber lo que quieres

Pues parece evidente, pero para algunos no lo es.

He encontrado en este corto camino que muchos emprenden porque no tienen otra salida. Buscar empleo no les está dando su fruto, no quieren seguir parados y no saben qué hacer. Deciden, emprender. Desde mi punto de vista, es un gran error porque el emprendimiento es duro y complicado. Si no lo tienes claro, sigue buscando trabajo.

2.- No desanimarte a la primera, ni a la segunda, ni a la tercera

No tirar la toalla por muchas veces que ésta se caiga. La recoges, la sacudes y vuelta a empezar. Si estás aquí porque crees en ti y en tus opciones, no te desanimes. Ten el convencimiento de que más tarde o más temprano llegará tu oportunidad. Sigue ese camino que has emprendido reforzándote cada día en lo que crees.

3.- Dejar las vergüenzas a un lado

La timidez no está hecha para el emprendedor. Recuerdo concretamente una vez que tenía puestas mis miras en conocer a una persona que creía me podía ayudar. Estuve en varios eventos y no encontraba el momento. Pero un día se dio, y gracias a otra persona, me lo presentaron.

No me considero vergonzosa pero ciertamente me cuesta algunas veces, tal vez por miedo al ridículo, dar el paso hacia delante. Pero gracias a esa determinación y saber que era lo importante, no me arrepiento ahora de dejar las vergüenzas a un lado.

4.- Testear: prueba y error

Aquí es mejor someter a prueba lo que hagas sin dar nada por certero. Lo que en tu vida profesional como asalariado te ha podido valer como emprendedor te darás cuenta de que no.

Dejar la mente abierta y gestionar tus equivocaciones como oportunidades, y los aciertos como decisiones que te refuerzan en tus convicciones.

5.- Proponer mucho y disponer poco 

Un emprendedor es un generador de ideas. Al estar siempre testeando para saber qué es lo que funciona y qué es lo que no, debes pensar en nuevas formas, en nuevas opciones, en nuevas propuestas para tu emprendimiento. Me he dado cuenta en este año que es algo que no he potenciado en mi vida profesional y que puedo ser buena en ello, si lo ejercito. Generar ideas de valor me está reportando beneficios no sólo económicos sino emocionales.

No dejar a un lado tu poder de creación y de inventiva, y hacerte fuerte en ese aspecto. Tus clientes siempre lo agradecerán y tú te sentirás más satisfecho.

6.- La constancia como tu mejor aliado 

Lo he comentado al principio del artículo y lo recalco ahora, más que la valentía aquí lo que vale es la constancia. Esa perseverancia en ti y en tu proyecto puede ser la clave del éxito. Muchos valientes han claudicado cuando no han superado el primer escollo.

7.- Grita, llora, ríe… sé persona

Dejar fluir las emociones es muy importante si queremos seguir “vivos” en el emprendimiento. Me he visto algunas veces durante este año impidiéndome a mí misma flojear o entristecerme cuando algo no me salía bien, obligándome a no desvanecer. Creo que eso es un error. La debilidad no es más que una etapa en este proceso de crecimiento profesional, y hay que verla como tal.

Me prometo escucharme más, en este sentido, para el próximo año.

Ahora, voy a por el segundo año que espero sea, como mínimo, como el primero. Sigo creyendo en la necesidad de que la comunicación es fundamental para la innovación y ese es mi camino.

 

Entrevista a Antonia Lorenzo de Bioazul, empresa innovadora andaluza que triunfa en H2020

Bioazul

 

Antonia Lorenzo es socia fundadora y responsable de I+D de la empresa Bioazul, pyme malagueña que fue fundada en 2003. Actualmente cuenta con tres líneas de negocio: ingeniería de aguas, consultoría tecnológica e I+D, y distribución y comercialización de humificadores ultrasónicos de alta frecuencia.

Bioazul es reconocida por la Agencia Andaluza del Conocimiento como la primera entidad privada en retorno en la convocatoria del 7PM (edición anterior al H2020). Gracias a Antonia Lorenzo conoceremos más sobre esta empresa, su clave del éxito en esta convocatoria y, entre otros temas, recomendaciones para hacer una buena propuesta.

¿Qué puedes encontrar en la entrevista?

1. Qué es Bioazul y quién es Antonia Lorenzo. (minuto 0.22 de la entrevista)

2. La experiencia de Bioazul en la convocatoria europea H2020. Los proyectos actuales en los que están participando. (11.16)

3. El éxito de Bioazul en esta convocatoria. (13.58)

“Hay propuestas que técnicamente y científicamente son de alta calidad pero adolecen de tener la parte de mercado, de comunicación, de venir a resolver los retos sociales”.

4. Recomendaciones para la redacción de una buena propuesta. (18.55)

Claves para redactar una propuesta H2020

 

5. Consejos a empresas que quieran presentarse por primera vez a convocatorias europeas de financiación como H2020. (21.05).

6. Visión de Andalucía como región innovadora. (24.35)

“Las pequeñas empresas innovamos cada día porque es nuestro arma de supervivencia”.

7. La comunicación y la difusión de resultados en los proyectos europeos. (31.35)

“La comunicación y la difusión son herramientas fundamentales de marketing para que se produzca una buena venta real de los proyectos financiados por la CE”.

8. La inclusión de profesionales de los ámbitos de la comunicación y el marketing en la redacción de propuestas. (36.42)

La gestión de la innovación, en el ámbito interno, debe pasar por tener un equipo multidisciplinar: gerencia, departamento técnico, departamento administrativo, comunicación y marketing.

9.  La incorporación de la comunicación y el marketing en la comercialización de la I+D en entidades no lucrativas. (38.34)

“La clave está en buscar buenos socios y profesionales que complementen tu idea”.

¿Qué os ha parecido la entrevista?

Espero que os haya gustado conocer la labor que realiza esta empresa andaluza pero sobre todo, las palabras de una experta profesional como Antonia Lorenzo que nos ha desvelado en esta entrevista claves fundamentales de la convocatoria H2020, entre otras cuestiones. Por supuesto, cualquier comentario al respecto será bienvenido.

Para una próxima entrada, estoy preparando un especial de crowfunding para start ups con un caso de éxito también andaluz que nos dará consejos para hacer una buena campaña.

 

¿Por qué cuesta tanto definir los objetivos de la comunicación en tu empresa?

estrategia de comunicación para tu iniciativa

En la creación de una empresa, start-up, proyecto,… se pueden encontrar múltiples dificultades, algunas fáciles de solventar y otras, no tan fáciles. Es evidente que entre las primeras cuestiones que uno debe trabajar está la comunicación. Y en este sentido, los obstáculos se presentan cuando hay que definir los objetivos.

Existe una rémora, en la mayoría de las ocasiones, a la hora de enfrentarse al proceso de comunicar. No se sabe cómo hacerlo, aunque todos creen que es sencillo y consideran que la comunicación se basa en elaborar una nota de prensa y mandarla a los medios o crear una cuenta en Facebook y empezar a publicar. No lo es, no es así. No es una cuestión de trabajar a destajo, es una cuestión de concretar nuestros esfuerzos sabiendo muy bien lo que hacemos. Probablemente éste es el fallo de muchas entidades que comienzan a comunicar sin guía ni concierto, y es que, aunque no lo parezca, cuesta definir los objetivos de comunicación.

Hay 7 cuestiones básicas que uno debe responder antes de nada, antes de empezar a actualizar redes sociales o crear una web o llamar a un periodista.

Estas preguntas deben ser respondidas no sólo por el CEO de la compañía sino también por otras personas de la entidad (consejo: no pasar el cuestionario a más de 5 personas) con el fin de conocer sus opiniones, y poder establecer unos objetivos concretos gracias a las respuestas obtenidas. Las respuestas no deben ser largas, cuanto más breves y concisas, mejor.

 

7 preguntas que pueden servirte para definir tus objetivos de comunicación

  1. ¿Qué finalidad tiene tu negocio? (sustituye negocio por idea, producto, servicio, empresa). Esta pregunta es esencial así que debemos ser cautos a la hora de responderla. En este sentido es clave que en la respuesta incluyáis las necesidades del público que vais a cubrir con esta iniciativa.
  2. ¿Cuál es tu público? Aquél al que quieres llegar (pues quieres venderles un producto, presentarle un proyecto o darle a conocer un servicio). Nos podemos encontrar que tu negocio no sólo tiene un público objetivo sino varios. Entonces es aquí donde debes definir cuáles son cada uno de ellos. Se habla actualmente mucho dentro del marketing digital del buyer persona, esa persona tipo ficticia en la que debes centrar tu estrategia. Probablemente no sea necesario, inicialmente, hilar tan fino pero es recomendable que se tenga en cuenta para un futuro próximo. Ejemplos de público que pueden interesarle tu iniciativa: usuarios, administración pública, empresas, universidades,…
  3. ¿Qué imagen quieres ofrecer? Es interesante en esta pregunta conocer las respuestas de aquellos colaboradores que participan en el cuestionario. Suele ser una cuestión que genera respuestas diversas. Aquí es importante responder sobre la imagen que tú deseas transmitir. Ejemplo de conceptos que pueden servirte para definir la imagen: joven, cosmopolita, innovador, transversal,…
  4. ¿Cuál es tu valor diferencial? ¿Qué es lo que hace que tu proyecto o iniciativa sea diferente a los demás competidores? Probablemente puedas pensar que tu servicio cubre un nicho de mercado donde no hay competencia pero lo más seguro que haya otros que también han pensado como tú. Ejemplo: inmediatez del servicio, compromiso de respuesta.
  5. ¿Cuáles son tus prioridades? Donde vas a enfocar tus esfuerzos iniciales a la hora de comunicar. Seamos sensatos y consecuentes, al principio todo está por hacer y es descabellado pensar que podemos llevar todo por delante. Debemos responder sabiendo cuáles son nuestras necesidades. Ejemplo: si queremos dar a conocer nuestro proyecto a un público concreto de un determinado sector centremos las primeras tareas de comunicación en este ámbito -mailing- aunque en un segundo plano vayamos trabajando las redes sociales o la propia web.
  6. ¿En qué consideras tu iniciativa fuerte? Si aún no has hecho el DAFO en el plan de negocio, es hora de hacerlo. Las fortalezas son las capacidades y las ventajas que te servirán, entre otros aspectos, para guiar tu estrategia de comunicación a los públicos objetivos. Ejemplo: iniciativa, compromiso, conocimiento, experiencia.
  7. ¿En qué consideras tu iniciativa débil? La falta de recursos, las capacidades que pueden ocasionar problemas en el día a día. Para la comunicación supone saber en qué somos menos fuertes y trabajar para evitar conflictos que puedan aparecer y que vaya en detrimento de nuestro fin.

Una vez que todos han respondido al cuestionario es la hora de analizar las respuestas. Con este análisis vamos a poder, por un lado, especificar claros objetivos de comunicación y por otro, centrar las bases del plan de comunicación.

 

¿Cuáles pueden ser los objetivos de comunicación de tu empresa?

A continuación, te detallo algunos de los objetivos genéricos que pueden extraerse tras el análisis del cuestionario y pueden servirte para tu propia iniciativa. No están todos los que son y seguro que tu empresa tendrá los suyos propios.

Te recomiendo no más de tres porque después habrá que desarrollar una estrategia de comunicación basada en los objetivos generales elegidos. No hay que pecar de ambicioso y gestionar según los recursos y las posibilidades.

  • Notoriedad
  • Reconocimiento
  • Visibilidad
  • Creación de comunidad
  • Fomento/difusión
  • Promoción

Es muy importante que la estrategia generada gracias a esos objetivos se centren en los pilares: SMART (por sus siglas en inglés). Es decir:

  • Specific. ESPECÍFICOS.
  • Measurable. MEDIBLES.
  • Achievable. ALCANZABLES.
  • Realistic. REALISTAS.
  • Timely. EN UN PLAZO DE TIEMPO CONCRETO

Pero esta cuestión será en una próxima entrada. 🙂

¿Incluirías alguna otra pregunta en este cuestionario base? y según la propia experiencia ¿los proyectos o iniciativas hacen ese esfuerzo inicial de definir los objetivos de comunicación?

 

 

“Es necesario ventajas e incentivos para fomentar tecnologías que ayuden a la reindustrialización de Andalucía” Alejandra Ruiz de Viana, responsable de marketing y comunicación de Wellness Telecom

Entrevista Alejandra Ruiz Wellness Telecom

ENTREVISTA 

Wellness Telecom se creó en 2008 en un contexto de crisis. Fue una iniciativa de David García Ternero, CEO de la compañía, acompañado por un grupo reducido de personas vinculadas a la ingeniería y a la gestión empresarial. Inicialmente fue una compañía centrada en la integración de redes de comunicaciones incluyendo diferentes tecnologías y fabricantes. A raíz de la inversión en I+D y del trabajo realizado derivó sus líneas estratégicas a lo que es ahora: una empresa experta en toda la cadena de valor de un proyecto tecnológico (sensorización, ciberseguridad, big data, comunicaciones, analítica y visualización de los datos). Como así lo reconoce Alejandra Ruiz de Viana, “hacemos soluciones end to end” en diferentes sectores. Los proyectos de I+D son muy variados y de diferentes ámbitos: smart city, eficiencia energética, cloud computing y ciberseguridad.

 

Actualmente tiene 100 empleados y cuenta con sedes en Sevilla, oficinas comerciales en Málaga, Madrid y Almería, y oficina internacional en México D.F. Wellness Telecom piensa en internacional y ya está trabajando con proyectos de alumbrado público en Bulgaria, de eficiencia energética en Grecia y Francia. En Wellness Telecom en torno a 20 personas están vinculadas a la I+D entre desarrolladores, software, hardware, personal de productos y jefes de proyectos.

 

Alejandra Ruiz de Viana se incorporó a Wellness Telecom en enero de 2011. Es licenciada en Publicidad y Relaciones Públicas y máster en Dirección de Comunicación Empresarial e Institucional por la Universidad de Sevilla. Anteriormente, estuvo vinculada a una empresa de gestión y producción de eventos lo que le aportó gran experiencia en la organización de eventos. El reto más importante desde que está en Wellness Telecom ha sido la constitución del propio departamento. Inició las bases de la entidad visual, la imagen corporativa, el discurso de la empresa, el material corporativo y comercial, y los canales de comunicación. Su día a día es muy variado al tener la entidad diferentes líneas de negocios. En el ámbito de las smart cities, por ejemplo, tiene un amplio abanico de productos y soluciones, y como ella misma reconoce “supone hacer un esfuerzo en marketing y comunicación para los verticales de los smart cities, más toda la comunicación corporativa de las empresa”.

 

Según indica vuestra web, habéis conseguido hasta la fecha más de 1.5 millones de euros en la convocatoria H2020. ¿Cuáles son los proyectos en los que participáis?, ¿algún proyecto como socio líder?

Vigentes actualmente, Life Ewas, de la convocatoria Life. Del que estamos muy orgullosos pues la colaboración público-privada ha sido ejemplar. Este proyecto está enfocado a la aplicación de la tecnología en la gestión eficiente de residuos públicos. En él somos líderes.

En el ámbito de la energía, Enerwater en el que se desarrolla un método estándar y herramientas online para asesorar y mejorar la eficiencia energética en plantas depuradoras de aguas residuales. Mire3D sobre modelización de información urbana de energía 3D.  Greensoul, dispositivos de recolección de datos interconectados para la eco-concienciación ciudadana y la fidelización de los usuarios en el ecosistema de la eficiencia energética. En estos tres somos líderes.

En el campo de la seguridad, BiGuardian, sistema de detección predictiva y proactiva de ciberataques. En este proyecto somos socios. SIVA, sistema integral para vigilancia y auditoría de ciberseguridad corporativa.

En el campo de la virtualización, Entice, repositorio descentralizado de operaciones cloud transparentes y eficientes. Cloudopting, migración de servicios públicos a la nube. En ambos somos socios.

Tenemos un departamento constituido por 5 personas para la presentación de proyectos I+D a convocatorias internacionales, divididos por líneas de actividades. Por un lado, smart city e IOT y por otro, más vinculado a la integración de redes de comunicaciones, TIC (seguridad, cloud computing).

 

El proyecto Life Ewas ha supuesto ahorros de más del 60% en la recogida de contenedores de vidrio de Lipasam. ¿Crees que es necesario una mayor concienciación ciudadana sobre los hábitos de recogida de residuos?

Por supuesto que sí, debería estar impulsada desde la esfera pública, ya que hay muchas iniciativas de concienciación sobre el reciclaje, la separación de residuos, las buenas prácticas en el ámbito de la industria, doméstico y comercial, impulsadas por asociaciones como Ecoembes,  Ecovidrio, gremio de recuperadores de vidrio. Pero la evangelización tiene que venir desde la administración pública y creo que hay pocas iniciativas, en ese sentido, en Sevilla. Lipasam hace una buena labor durante los planes estacionales de Semana Santa, Feria, Navidades con picos de residuos importantes pero tendría que venir desde la base, incluso desde la educación.

 

Según el cuadro de indicadores de la innovación regional 2016, Andalucía es una región de innovación moderada: “Innovation performance has declined (-8%) compared to two years ago”. ¿Qué es necesario para que nuestra región pueda subir peldaños en la I+D y esté al lado de regiones tan innovadoras como el País Vasco?

El Plan Andaluz de Investigación, Desarrollo e Innovación (PAIDI) tiene previsto duplicar el gasto en I+D para alcanzar el 2% del PIB en el 2020. Esto sería la piedra angular para la tracción de la inversión. En segundo lugar, un marco estable para el retorno de los tecnólogos e investigadores que trabajan fuera, poder atraerlos y que su actividad de investigación revierta en nuestra región. Y por último, ventajas e incentivos para fomentar las tecnologías que ayuden a la reindustrialización de Andalucía.

 

“La responsabilidad de la crianza de los hijos debe ser compartida y no recaer todo el peso en la figura de la madre. Esto las obliga a ralentizar su carrera laboral frente a la de los padres”

En el mundo de la innovación tecnológica, la mujer desempeña un papel secundario. Desde la enseñanza, donde menos del 20% del alumnado de licenciaturas STEM (ciencia, tecnología, ingenierías y matemáticas) son mujeres hasta en los puestos de dirección donde la representación femenina es escasa. ¿Qué crees que es necesario para que esa brecha de género pueda llegar a ser más estrecha?

En primer lugar, me parece que hay una componente socio cultural importante que hace que de alguna manera se encamine a las niñas desde pequeñitas a elegir carreras o formaciones que se presuponen les va a permitir conciliar su vida laboral y personal: maestras, enfermeras, funcionarias, etc. Ahí está el primer error, pues la responsabilidad de la crianza de los hijos debe ser compartida y no recaer todo el peso en la figura de la madre. Esto las obliga a ralentizar su carrera laboral frente a la de los padres. Si a esto unes la diferencia salarial que existe entre hombres y mujeres con igual formación y mismo desempeño laboral, hace que, ante la pérdida de poder adquisitivo en la pareja, siempre se decline la balanza hacia la persona que gana menos, y en este caso, suelen ser las madres que suelen reducir sus jornadas. A esto unimos la falta de planes gubernamentales que resuelvan de una vez las rémoras que se les presentan a las mujeres en  su carrera profesional como es el caso de la equiparación de la baja por maternidad y paternidad que nos deja en clara desventaja ante el empresariado. Junto a estos estereotipos tenemos la falta de referentes femeninos en la ciencia, en la docencia y por tanto en el alumnado de las carreras técnicas, donde los varones siguen siendo mayoría.

 

Entrevista_Alejandra

Tras la entrevista, Alejandra Ruiz de Viana nos mostró las oficinas. Aquí, en la entrada de la empresa situada en la Isla de la Cartuja (Sevilla).

Comunicación

En muchas entidades están separadas la comunicación y el marketing, y son departamentos independientes con responsables en cada área. En vuestra compañía tú eres la máxima responsable de ambos. ¿Cómo crees que mejora, para la coordinación de las actividades, si la responsabilidad recae en una sola persona?

Pienso que la centralización de la comunicación y el marketing de una compañía en una sola cabeza visible aporta ciertas ventajas como puede ser la agilidad a la hora de replicar acciones de comunicación y marketing casi de forma paralela. Para las pymes, en su mayoría, es casi la única opción que tienen, de hecho son dos esferas que por falta de recursos se centralizan en una sola persona. Pero yo si veo que son dos ámbitos diferentes, la comunicación corporativa e institucional es una cosa y el marketing más vinculado a generación de ventas, a la captación de leads,… es otra.

 

Dentro del organigrama ¿de quién dependes directamente?

En mi caso dependo del CEO de la compañía, sin embargo, tengo muchas sinergias con los directores comerciales de cada área: Internacional, Redes y Smart Cities.

 

¿Cuántas personas integran el departamento de comunicación y marketing?

En la actualidad cuatro, cubriendo las áreas de: estrategia y dirección; diseño web y multimedia; creación de contenidos, y asistencia administrativa al departamento.

 

¿Cuáles son los objetivos de Wellness Telecom en su estrategia de comunicación y marketing?

Prioritariamente, conseguir transmitir el valor diferencial de nuestra empresa. Conectar con nuestros públicos, que en nuestro caso es tanto del ámbito privado como del público para comunicar nuestra oferta de servicios y productos, nuestros logros e hitos, nuestra actualidad,  así como nuestro conocimiento en los ámbitos y sectores en los que trabajamos.

 

Dentro del plan de comunicación de vuestra empresa, ¿está incluida la comunicación interna?

No recae en nuestro departamento, sino en el de Recursos Humanos. Dado el importante volumen de trabajo que tenemos en el departamento de comunicación y marketing no era posible asumir también la comunicación interna de la empresa. Ellos realizan encuestas de clima laboral, escucha de empleados, canal de comunicación interna (servicios corporativos, sistemas de información,…).

 

La estrategia en redes sociales de vuestra compañía: estáis en muchas plataformas sociales. ¿Tenéis definido los objetivos y las estrategias para cada una de ellas?

Tenemos definido sobre todo el tono de la comunicación en unas y en otras redes. Básicamente las redes sociales para nosotros, y por el momento en el que nos encontramos ahora, nos sirven de plataformas para comunicar nuestra actividad sobre todos eventos en los que participamos y otros que organizamos. Comunicar nuestra oferta de servicios y productos, nuestros logros y nuestro expertise a través del blog.

 

¿La comunicación de la innovación tecnológica, desde tu punto de vista, difiere de la comunicación en otros sectores y ámbitos?

Para nosotros es fundamental la innovación tecnológica porque somos lo que somos por el trabajo que hemos hecho en I+D. Deberíamos hacer más hincapié en la comunicación de la innovación, es verdad. Más allá de los requerimientos exigidos por los organismos en los proyectos financiados. Pero también es cierto que dado el volumen de trabajo que tenemos, al final, no hacemos todo lo que se podría hacer.

 

Guía útil para promocionar tu evento en redes sociales

cómo promocionar tu evento en social media

Las redes sociales son un fantástico aliado cuando quieres organizar un evento. Estás llevando a cabo, por ejemplo, un proyecto consorciado con otros partners europeos y, como socio, debes gestionar la presentación del proyecto en tu ciudad. Es necesario planificar con antelación la organización de este encuentro y conseguir que sea un éxito. Os voy a contar a través de este post cómo promocionar tu evento y obtener una buena acogida gracias al social media.

Ventajas

Dar a conocer tu proyecto o tu idea a un público objetivo.

Establecer contactos de interés que pueden ser útiles para la iniciativa.

Difundir los resultados más allá de los organismos oficiales y de entidades cercanas a vuestra institución.

Obtener el feedback del público gracias a la interacción en el encuentro. A través del networking, ronda de preguntas,…

Consideraciones previas

– Tener las ideas claras a la hora de organizar el evento: objetivos, finalidad, emplazamiento, agenda, contenido, público, etc.

– Establecer una estrategia de comunicación previa y específica para este evento acorde con el plan de comunicación del proyecto o la iniciativa.

PLANIFICAR.

– Elegir las redes sociales más adecuadas y con las que se tengan más familiaridad en el uso.

– Evaluar los resultados obtenidos tras la finalización del evento.

– Apoyarse en los otros socios, personal del proyecto o iniciativa para dar eco al evento.

 

1.- La planificación es tu mejor aliada

Sin planificación no hay evento, así que es tiempo de remangarse la camisa y focalizar nuestro esfuerzo en crear un evento de éxito.

No te dejes llevar por la necesidad de hacerlo -si lo haces por obligación, probablemente fracases- , centra los objetivos y trabaja sobre ellos. Lógicamente, una de las cuestiones principales que vas a tener en mente es: conseguir mucha afluencia al evento. Para ello, debes esforzarte en utilizar todos los canales de comunicación que tu proyecto o iniciativa tengan -web, mailing, redes sociales,…- y  hacer una buena difusión del encuentro.

Un hashtag para el evento

Esto es una de las primeras cuestiones que tienes que plantearte. ¿Cómo quieres que sea conocido tu evento en las redes sociales? Recuerda que este hashtag será utilizado en todas las plataformas sociales donde vayas a promocionar el encuentro.

Recuerda:

– Utilízalo antes del día. Prevé con antelación dónde lo vas a poner e incorpóralo en la web, en las notificaciones o correos que remitas usando frases como éstas “Os animamos a compartir este evento en redes sociales con el hashtag #XXXX”. “Te recuerdo que estaremos utilizando el hashtag #XXXX. Anímate a usarlo el día del evento”.

 – Monitorízalo antes, durante y después del evento. Hay múltiples herramientas para seguir el hashtag. Durante el evento, utiliza, por ejemplo, #twijector

2.- Tu mejor cara en el evento

Durante el evento el equipo organizador debe estar al 100%. Pendientes de las acreditaciones, de darle la bienvenida a los participantes y a los asistentes, de que todo esté en pleno funcionamiento (sonido, proyector, pantalla, ordenador…), azafatas, catering, etc.

Pero además, hay que tener en cuenta cuestiones como la conexión a Internet – sería recomendable abrir la conexión WIFI al público para que pueda conversar sobre el evento-. Estar atento a todo lo que vaya sucediendo no sólo en la sala sino lo que se está publicando en las redes sociales. Es importante estar al tanto para prever cualquier incidencia o solucionar al momento cualquier tema.

 

3.- Es hora de hacer valoraciones

Facilita toda la información (imágenes y vídeos) a aquellos medios de comunicación que no han podido cubrir la información. Cuelga lo que no pudiste subir el día del evento y acompáñalo con un buen resumen en la web.

Valora los resultados obtenidos: afluencia de público, interacción en las redes sociales. Todo aquello que indicaste previamente que querías conseguir a través de este evento. Por supuesto, haz un análisis y saca conclusiones. Esa es la clave para mejorar las próximas ocasiones.

 

Ejemplo de un buena promoción de un evento

Health 2.0 Europe 2017 es un evento de referencia internacional sobre la salud digital que se llevará a cabo en España el próximo mes de mayo. Durante tres días se darán cita las principales entidades y personalidades europeas de la materia. Habrá conferencias magistrales, paneles de discusión, demostraciones en vivo de tecnologías y networking.

health2.0_Europe

EC2VC_socialmedia

  • Se ha facilitado una herramienta para los asistentes para que puedan personalizar su horario durante el evento, incluso enviar mensajes a otros asistentes:

maximizar el evento

Ideas para utilizar

  • Crea una Página de Facebook para el evento. Publica toda la información necesaria para que el público tenga una completa información. Puedes mostrar la lista de invitados y así todo aquél interesado sabe quién va a acudir. Añade fotos, vídeos, gráficos recursos que lo haga más atractivo e invite a asistir.
  • Utiliza el blog para promocionar. Genera entradas relativas al evento y todo lo relacionado con él. Durante las semanas previas, el contenido de tu blog puede ir en relación a lo que se va a tratar en el evento o con temas relativos a las intervenciones y a los ponentes.
  • Crea vídeos y súbelos a Youtube o a Vimeo con entrevistas a personalidades que vayan a intervenir en el encuentro, por ejemplo.
  • Utiliza los podcast para avanzar información o hablar de temas que se van a tratar y cuélgalos gracias a plataformas como el Ivoox.
  • Promociona tu evento en otras webs. Envíale la información del encuentro a otras entidades similares a la vuestra que os quieran hacer el favor. Seguro que después, esas mismas entidades te lo pedirán a ti.
  • Hay otras plataformas sociales en la que puedes publicar tu evento. Por ejemplo: Meetup, las comunidades de Google + o Bizzabo.

 

¿Tienes algún consejo más que pueda servir a la hora de organizar un evento y promocionarlo a través de las redes sociales?