TALLER: CLAVES PARA LA COMUNICACIÓN EFICAZ DE PROYECTOS H2020 (II)

5 CONSEJOS ANTES DE PLANIFICAR LA COMUNICACIÓN DE PROYECTOS EUROPEOS

Prosiguiendo con el post sobre el taller de comunicación eficaz en proyectos H2020 que realicé en la sede de la CTA (Corporación Tecnológica de Andalucía), listo, a continuación, 5 consejos a la hora de planificar la comunicación en proyectos europeos.

1.- COORDINACIÓN

1. Es imprescindible que exista una coordinación entre los socios del proyecto. Mucho más cuando está en juego la comunicación, es decir, la promoción del proyecto y sus resultados:

• Hay que evitar los conflictos y los malos entendidos. Por lo que es necesario incluso trabajar la comunicación entre los partners del consorcio –recomendación: elaborar un plan de comunicación interna-. Debe existir una planificación de la estrategia y de la gestión de la comunicación en toda la vida del proyecto. Identificar quién hará cada cosa, cómo la hará y cuánto tiempo tiene para llevarla a cabo. En este sentido es aconsejable crear un organigrama con las funciones de cada uno de los socios en este apartado.

• El socio responsable de la comunicación debe ser el líder del paquete de trabajo de “comunicación y difusión”. El coordinador así como todos los socios del consorcio deben estar dentro de este paquete de trabajo. Aunque sea con un peso mínimo: «person/month».

• Debe existir un vínculo estrecho de trabajo entre el socio coordinador del proyecto y el líder del paquete de trabajo de comunicación. Ya sea por cercanía geográfica –para facilitar las reuniones bis a bis- o porque hablen el mismo idioma –se evita con ello los equívocos y las malas interpretaciones-.

2.- SEGUIMIENTO

• Mantener reuniones periódicas entre los responsables y técnicos del área de la comunicación de las entidades que conforman el consorcio (sin necesidad de hacerlas físicamente se puede utilizar cualquier plataforma digital). De esta forma, se conoce el progreso, las posibles incidencias, las dudas que haya con referencia a la estrategia y a la ejecución de la comunicación del proyecto. Estas reuniones deberían ser más continúas al principio –el primer año y medio- y volver a aumentar su periodicidad –los últimos seis meses- a la finalización del proyecto.

• Hacer un seguimiento del proyecto. El socio que lidere el WP de comunicación debe estar al tanto del progreso de los demás paquetes de trabajo, de los deliverables y milestones. ¿Cómo se están desarrollando los otros paquetes de trabajo?, ¿cómo es la comunicación entre los socios a la hora de gestionar los paquetes de trabajo? ¿Está existiendo alguna incidencia? Es importante que el responsable de la promoción conozca la progresión del proyecto pues cualquier problema puede incidir negativamente en la comunicación.

3.- INTERACCIÓN

• Relación estrecha con otros proyectos europeos de la misma temática o de similar área de trabajo en tu región, en tu país y en Europa. Es ésta una cuestión que la Comisión Europea mira con buenos ojos e incluso fuerza a los proyectos a que interactúen entre ellos.

• Buscar sinergias con iniciativas regionales o locales para poder establecer contacto y dar a conocer el proyecto. Es interesante saber qué eventos, encuentros, plataformas,… de nuestra zona pueden ser una vía para difundir nuestro proyecto a una audiencia más próxima.

• En el ámbito interno del proyecto, el WP de comunicación debe  estar integrado con los demás paquetes de trabajo. Es una obviedad, pero no por ello se debe pasar por alto. Deben establecerse nexos de trabajo con los demás paquetes. Obviamente esta interacción es más estrecha con los WP de difusión y explotación de los resultados.

4.- ACTIVIDAD

• El socio encargado de la comunicación y todos aquellos que integren el WP deben, de forma activa y continúa, hacer partícipes a las audiencias del trabajo desarrollado en el proyecto gracias a los mensajes adecuados y a través de los canales correctos.

• Utilizar no sólo la web del proyecto y los canales de comunicación de los socios. La Comisión Europea ofrece alternativas para difundir los resultados que maximizan la repercusión de lo que hacemos en el proyecto. Como muestra, un botón:

COMMUNICATION TOOLKIT 

OTRAS FUENTES DE NOTICIAS DE LA UE

EUROPEAN JOURNALISM CENTRE

• Conocer qué están haciendo otros proyectos europeos en materia de comunicación. Saber si existen otras nuevas formas de transmitir el mensaje. Ser innovadores pues a la Comisión Europea le gusta que se busquen alternativas diferentes a las tradicionales –medios de comunicación off line, web del proyecto,…- para promocionar los resultados.

5.- SOSTENIBILIDAD

• Fortalecer la sostenibilidad del proyecto más allá del tiempo de ejecución, gracias a una estrategia de comunicación eficaz. Esto va mucho en relación con el Impacto. La Comisión Europea insta a los proyectos a que todo el trabajo realizado durante su ejecución no se quede en nada una vez acabado. Por lo que quiere que los socios busquen su continuidad incluso también en el ámbito de la comunicación. ¿Seguirán los socios ofreciendo información relativa a los resultados del proyecto? ¿Continuará la web del proyecto generando contenido relacionado con el proyecto o su sector?,…

Nota: Si estás interesado en conocer más sobre la comunicación en la convocatoria H2020 puedes ponerte en contacto conmigo o formar parte de una lista de distribución específica que he creado para informar sobre la actualidad de este tema.