Plantilla base para elaborar tu estrategia de comunicación

Una  estrategia de comunicación idónea te guía por el camino correcto para alcanzar los objetivos de comunicación que tu empresa o tu proyecto se hayan marcado.

En un post anterior  ya vimos cómo se pueden definir los objetivos de comunicación siguiendo un  sencillo cuestionario. Esos objetivos nos pueden facilitar mucho la tarea si queremos difundir, promocionar, dar a conocer nuestro proyecto o iniciativa.

Una vez que tenemos claros cuáles son los objetivos de comunicación debemos trazar un plan de acción que nos encamine a lograr nuestros fines. Necesitamos una estrategia de comunicación. No es una tarea fácil si es la primera vez que lo haces y si además no cuenta con la ayuda profesional de un/a comunicador/a que te guíe en cómo lograr el éxito cuando vas a dar a conocer o promocionar tu proyecto.

Para agilizar este trabajo tan fundamental he desarrollado una plantilla muy práctica que os puede encaminar a la hora de elaborar una estrategia de comunicación.

QUÉ ES UNA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN

Pero, ¿qué es una estrategia de comunicación? Es una guía donde, como si de una coctelera se tratase, incluyendo buenos ingredientes y mezclándolo todo muy bien, obtienes una excelente herramienta de trabajo infalible para obtener reconocimiento, prestigio, influencia y promoción.

La estrategia agiliza mucho el trabajo en comunicación, tanto para aquellos que están en ese departamento como para aquellos que están fuera de él. La elaboración de la estrategia debería recaer en profesionales del área aunque es verdad que se necesitará de la colaboración de la dirección. Con esta guía, el trabajo diario será más fácil e intuitivo. Probablemente lo que más cueste es la propia elaboración y su desarrollo. Pero una vez que la tengamos, nos moveremos con mayor rapidez en el día a día. Además si en algún momento tenemos dudas sobre alguna actividad en concreto o si debemos explicar el por qué de una acción, podemos recurrir a ella. En realidad, contar con una estrategia de comunicación sólo nos ofrece ventajas.

Para la elaboración de la estrategia es necesario tener muy claro los objetivos de la iniciativa, pues vamos a partir de éstos para desarrollarla. Así como las metas que se pretenden lograr y los recursos con los que contamos. Con todo ello, ya podemos comenzar a trazar nuestra guía.

En el proceso de creación de la estrategia deberemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. ANÁLISIS
2. COMPETENCIA
3. PÚBLICOS OBJETIVOS
4. OBJETIVOS DE COMUNICACIÓN
5. ESTRATEGIA

¿Estos aspectos qué quieren decir? Pues que hay que realizar un trabajo previo de saber hacia dónde queremos enfocar nuestros esfuerzos en comunicación para alcanzar nuestras metas (ya sean: posicionamiento, promoción, difusión…). Es por ello que tenemos que hacer una labor más o menos precisa de compilación y valoración de resultados.

ANÁLISIS

Analizar la situación actual del proyecto es el punto de partida. Conocer qué se ha hecho hasta ahora, no sólo en comunicación sino también en la propia iniciativa. ¿Cómo lo vamos a hacer? Realizando estos tres pasos imprescindibles:

• Cuestionario
• Experiencia
• Histórico

Dependerá de vosotros qué vais a utilizar para recabar la información necesaria para haceros vuestra hoja de trabajo. Os aconsejo, en primer lugar, que paséis un Cuestionario base al equipo de trabajo. Un formulario con preguntas muy centradas en dar respuestas y definir aspectos clave. Este cuestionario debe incluir preguntas sobre la imagen de marca, los públicos, las fortalezas y debilidades del proyecto, las prioridades de trabajo…

Una vez pasado ese cuestionario al personal, recabada la información, analizados los resultados y extraída las conclusiones, podemos ir al siguiente paso es que la Experiencia.

Este paso lo he incluido, y esto dependerá de qué tipo de proyecto o iniciativa sea. Consiste en que tras una actividad en concreto que se lleve a cabo podáis sacar vuestras propias conclusiones. Os pongo un ejemplo, un proyecto que debe realizar una reunión de coordinación en la que participarán varios socios o entidades. Éste es un buen momento para analizar cómo se comunica la actividad, qué canales se usan, qué medios utilizan, cómo lo llevan a cabo…

Lógicamente no siempre contamos con esta oportunidad pero creo que es importante realizar esta tarea. De esta manera, puedes entender la metodología de trabajo y los procedimientos internos, qué es lo que se ha hecho mal y necesita mejoras, qué es lo que se ha hecho bien y por lo tanto, debemos seguir por ese camino.

Por último, he incluido un apartado que sería el Histórico. Aquí hablo de compilar toda la información que hasta ahora la iniciativa ha hecho en comunicación y marketing digital. Por ejemplo, conocer la evolución en redes sociales, analítica de la web, repercusión en medios de comunicación, desarrollo de la imagen corporativa,…

Este histórico nos puede servir mucho para conocer cuál ha sido la trayectoria del proyecto, en el caso de que la tenga, y nos facilite el trabajo de saber qué se ha hecho hasta la fecha.

COMPETENCIA

Es fundamental hacer un análisis de competencia. Es decir, conocer qué están haciendo nuestros competidores tanto en comunicación online como en comunicación offline. ¿Qué podemos usar para ello? Pues existen centenares de herramientas de comunicación y marketing digital disponibles. Entre las más conocidas y usadas para el marketing online es SEMrush. Para el apartado de comunicación no digital, conocer a nuestros competidores es tarea de rastreo no sólo a través de Internet sino ver qué aparece publicado en los medios de comunicación, por ejemplo.

PÚBLICOS OBJETIVOS

Se habla mucho de Inbound Marketing de enfocar los esfuerzos en definir el Buyer Persona. Probablemente sea necesario delimitar y fijar ese perfil de público al que debes centrar tus energías de comunicación y marketing. Pero no todas las iniciativas ni todos los proyectos deben alcanzar tal precisión de trabajo.

Lo que es necesario es listar tanto los públicos externos como los internos porque sobre esa lista vamos a definir las estrategias. Y si de todas formas, estás interesado en ahondar en las necesidades e intereses que pueden requerir esos públicos, a continuación, os señalo algunas de las preguntas que deberíais contestar para dar respuesta y conocer a vuestro buyer persona: ¿Qué información necesitan del proyecto?, ¿por qué están interesados en la iniciativa?, ¿por qué nos interesan que la conozcan?, ¿qué les mueven –necesidades, motivaciones, intereses-?, ¿quiénes son –características sociodemográfica-? ¿qué canales suelen usar para recibir información de sus interés? Por supuesto, es una aproximación, pero os puede servir de base para conocer más a todos los públicos que tenéis listado y a los que queréis llegar.

OBJETIVOS DE COMUNICACIÓN

Definir los objetivos de comunicación es sumamente importante y es clave para la propia estrategia. No escatimar esfuerzos en fijar bien vuestros propósitos porque de la concordancia con la estrategia global de la iniciativa dependerá, en buena parte, el éxito de la propuesta.

Os puede pasar, como me ha pasado en alguna ocasión, que para un objetivo de comunicación global existan varios, llamémosle, sub-objetivos. Creo que es lógico y además recomendable porque delimitas mejor los propósitos y desarrollas una mejor estrategia centrada en los fines a alcanzar.

ESTRATEGIA

Y al final, la propia estrategia de comunicación donde se vierte todo el trabajo y los esfuerzos realizados. Donde hay que poner en orden toda la información recabada y donde hay que centrar las ideas que hemos ido trabajando previamente.

La plantilla que os presento es la hoja que debéis cumplimentar con los datos que hemos recogido. Por supuesto y como os adelanté en su momento, la estrategia que se cree debe estar centrada en los pilares SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas, con un plazo de tiempo concreto). Esta plantilla que os presento debe seguir esas pautas.

Antes de descargarla tener en cuenta este ejemplo que os pongo. Imaginaros un proyecto europeo de I+D con financiación de la Comisión Europea. La CE insta a dar a conocer el proyecto y los resultados obtenidos al público en general.

1. Objetivo de comunicación: Visibilidad.
2. Sub-objetivo de comunicación: Dar a conocer el proyecto a la sociedad.
3. Público: Todos los públicos.
4. Acción: Generar información de interés sobre el proyecto y los resultados que se están obteniendo.
5. Canal: Web y redes sociales.
6. Actividad:
   • Publicar semanalmente un post en la web.
   • Actualizar Facebook 2 ó 3 veces a la semana.
   • Tuitear 3 ó 4 veces al día.
7. Medición: KPI:
   1. Google Analytic. Número de visitas, duración de la visita…
   2. Facebook. Me gustas, número total de fans,…
   3. Twitter: Retuits, Menciones,…
8. Evaluación: Informe mensual evaluando los resultados de los KPI propuestos para la medición.

Bueno, espero que os sirva de ayuda en vuestro trabajo y mejore la estrategia de comunicación, que de eso se trata. 😉

Con una buena estrategia de comunicación nunca te faltarán recursos para conseguir los objetivos de comunicación y de difusión deseados.

Para generar este plan de acción puedes contar conmigo que te ayudaré a desarrollar todos las áreas de trabajo mencionadas y te guiaré de una forma efectiva para lograr esta eficaz herramienta de trabajo. Marcaremos los objetivos precisos, diseñaremos una estrategia práctica para alcanzar las metas y que tu iniciativa se conozca y se promocione en los ámbitos que más te interesan.